Hinweise zur Rechnungsstellung bei Vertretung / Bevollmächtigung
30.05.2023
Sehr geehrte Kunden,
selten, aber regelmäßig, erreichen uns Fragen zum Vorgehen bzw. der Rechnungsstellung, wenn ein Patient durch einen Bevollmächtigten oder Betreuer vertreten wird. Dazu wollen wir Ihnen gern folgende allgemeine Hinweise geben.
Wir weisen in diesem Zusammenhang ausdrücklich darauf hin, dass diese Hinweise keine Prüfung des Einzelfalls, insbesondere hinsichtlich der Wirksamkeit eines durch einen (gesetzlichen) Vertreter geschlossenen Vertrages ersetzen.
Wir bitten um Verständnis, dass wir Anfragen dazu grundsätzlich nicht beantworten können, da wir als Finanzdienstleister keine Erlaubnis zur Durchführung von rechtsberatenden Tätigkeiten haben.
Grundsätzlich lassen sich drei Konstellationen unterscheiden:
Gesetzliche Vertretung – Eltern-Kind-Verhältnis
Dies dürfte die häufigste und grundsätzlich einfachste Konstellation darstellen. Ein minderjähriges Kind wird von einem Elternteil/gesetzlichen Vertreter in die Praxis begleitet. Das Elternteil unterzeichnet die Einwilligungserklärung sowie ggfs. die Behandlungsverträge als Vertragspartner. Auf der Seite der Health AG sieht die Abwicklung so aus, dass in diesen Fällen zwei separate Personendatensätze (Patient und Rechnungsempfänger) angelegt werden; der Rechnungsempfänger erhält die Rechnung aus dem System heraus unter eigenem Namen und an die eigene Anschrift.
In dieser Konstellation ist auf Ihrer Seite unbedingt darauf zu achten, dass die Person, die die EWE unterzeichnet, auch als Rechnungsempfänger erfasst wird – unabhängig davon, ob das Kind über diese Person versichert ist. Eine der häufigsten Quellen von Beschwerden ist es, wenn – insbesondere bei getrennten Eltern - das Elternteil, über welches das Kind versichert ist, den Arztbesuch nicht begleitet hat und ungefragt eine Rechnung aus unserem Hause erhält.
Einfache Bevollmächtigung
Weiterhin gibt es die Fälle, in denen voll geschäftsfähige Personen einer anderen Person eine Vollmacht zur Erledigung bestimmter Rechtsgeschäfte erteilen. Sofern die Person bevollmächtigt für Angelegenheiten der Gesundheitssorge und der Vermögenssorge ist, kann auch die Einwilligungserklärung durch den Vertreter unterzeichnet werden. Da der Vertreter in diesen Fällen nur die Willenserklärung des Vertretenen übermittelt, wird dieser jedoch NICHT Vertragspartner und insofern auch nicht als Rechnungsempfänger im System der Health AG angelegt. In Ausnahmefällen veranlassen wir auf Wunsch den individuellen Versand einer Zweitschrift Rechnung an den Vertreter. Da dies einen erhöhten Arbeitsaufwand veranlasst, bitten wir um Verständnis, dass wir dies nicht als standardisiertes Vorgehen in solchen Fällen anbieten können. Aus rechtlichen Gründen ist zudem der Versand des Originals an den Vollmachtgeber erforderlich.
Rechtliche Betreuung
Schließlich gibt es die rechtliche Betreuung nach § 1814 BGB, die bestellt wird, wenn und soweit dies erforderlich ist, weil eine Person ihre rechtlichen Angelegenheiten ganz oder teilweise nicht (mehr) besorgen kann. Gesetzlich ist festgelegt, dass eine rechtliche Betreuung grundsätzlich die geringstmögliche Eingriffsintensität aufweisen soll, weshalb diese Fälle individuell betrachtet werden müssen.
Grundsätzlich gilt, was oben zu einer „normalen“ Vollmacht dargelegt wurde. Zu achten ist also insbesondere darauf, ob die betreuende Person in Angelegenheiten der Vermögenssorge und der Gesundheitsfürsorge bevollmächtigt ist. Ist dies nicht der Fall, ist eine Unterzeichnung der Einwilligungserklärung durch den oder die Betreuer*in nicht möglich. Gleichermaßen werden intern bei der Health AG die Daten rechtlicher Betreuer nicht im System erfasst und daher nicht als Rechnungsempfänger angelegt. Wie bei einer Vollmachtserteilung gilt, dass bei Bedarf individuelle Anschreiben erstellt werden können, um den Versand eines Rechnungsduplikats an einen Betreuer zu ermöglichen.