Frequently Asked Questions
FAQ - Häufig gestellte Fragen zum Thema Factoring
Allgemeine Fragen
Was ist Factoring?
Factoring ist eine Finanzdienstleistung, die der kurzfristigen Umsatzfinanzierung dient. Das Factoring-Unternehmen erwirbt die Forderungen seines Factoring-Kunden gegen dessen Abnehmer (Debitor). Als Gegenleistung für die Abtretung der Forderung zahlt das Factoring-Unternehmen an den Factoring-Kunden den Forderungskaufpreis. Dieser Kaufpreis entspricht dem Betrag der – tatsächlich bestehenden – Forderung abzüglich einer Zinsgebühr für die Leistungen des Factoring-Unternehmens (Debitorenmanagement, Finanzierung, Risikoschutz). Factoring ist eine Art der Unternehmensfinanzierung, deren moderne Form ihren Ursprung in den Vereinigten Staaten hat. Vorläufer dieses Systems gab es bereits im alten Babylonien, und auch die Familie Fugger praktizierte mit ihrem Handelsunternehmen schon eine Art Factoring.
Was ist der Unterschied zwischen einem Factoringunternehmen, einer Verrechnungsstelle und einer Abrechnungsgesellschaft?
Zahlreiche Anbieter tummeln sich unter vielerlei Bezeichnungen schon seit den 1920er Jahren vor allem im Dentalmarkt und kümmern sich als externe Dienstleister um die Abrechnung von Zahnarztpraxen. Einige der Anbieter regelten früher ausschließlich die Patienten-Buchhaltung, das heißt, sie haben für die Praxen die Rechnungen an die Patienten versandt, die Rechnungseingänge kontrolliert und das Mahnwesen organisiert.
Egal ob nun Abrechnungsgesellschaft, Abrechnungsgenossenschaft, Verrechnungsstelle, Rechenzentrum oder Factoringunternehmen: mittlerweile haben fast alle diese Firmen ihr Angebot um die Finanzdienstleistungen Vorfinanzierung und Risikoschutz erweitert, sind also Factoringunternehmen. Mehr als ein Drittel der niedergelassen Zahnärzte in Deutschland nutzt diese Dienstleistung, Tendenz steigend.
Warum sollte man sich für Modulares Factoring entscheiden?
Factoring besteht aus drei einzelnen Dienstleistungen (Debitorenmanagement, Finanzierung, Risikoschutz). Die Health AG bietet diese im „Baukastenprinzip“ an, d.h. Sie können wählen, in welcher Variante Sie das Factoring nutzen möchten.
Wir managen Ihre Patienten-/Debitoren-Buchhaltung und befreien Sie von Verwaltungsbergen. Durch das Modul Liquiditätssicherung steigt Ihr Cashflow. Mit dem Modul Risikoschutz bewahren wir Sie vor Honorarausfällen und halten Ihnen den Rücken frei, damit Sie sich voll und ganz auf Ihre Patienten konzentrieren können. Mit dem Modularen Factoring sparen Sie also Zeit, Geld und Nerven.Was ist das Besondere an der Health AG?
Das modulare Prinzip ermöglicht jedem unserer Kunden eine sehr individuelle Nutzung des Factorings. Individuell ist auch die Betreuung unserer Kunden. Wir sind persönlich, kein gesichtsloses Rechenzentrum. In der täglichen Zusammenarbeit treffen Sie auf Ihren persönlichen Kundenbetreuer, der Sie, Ihren Arbeitsalltag und die Besonderheiten Ihrer Praxis kennt. Mit ihm können Sie auf Augenhöhe sprechen, denn er kommt aus der Branche. Medizinische Fachangestellte und Zahnmedizinische Verwaltungsassistenten bilden die Mehrzahl unserer persönlichen Kundenbetreuer.
Aber nicht nur die Praxis, sondern auch der Patient steht bei uns im Vordergrund. Wir helfen ihm in Fragen der Kostenerstattung und entlasten damit auch Sie bzw. Ihre Mitarbeiter. Und wir bieten Ihren Patienten die Möglichkeit, ihre Rechnungen bei uns in Raten zu bezahlen. Dazu vermitteln wir die Patienten aber nicht an eine Bank, sondern nehmen die Finanzierung unbürokratisch aus Konzernmitteln vor.Wie gut sind Sie erreichbar?
Wir bieten unseren Kunden erweiterte Servicezeiten an. Unsere persönlichen Kundenbetreuer sind montags bis freitags von 8 Uhr bis 20 Uhr erreichbar, samstags in der Zeit von 9 Uhr bis 13 Uhr.
Mittels unserer Kundenbefragung 2011 konnten wir analysieren, dass 88,3 Prozent unserer Kunden mit unserer telefonischen Erreichbarkeit zufrieden oder sogar sehr zufrieden sind, lediglich 7,6 Prozent unserer Kunden äußerten Unzufriedenheit. Um unseren hohen Dienstleistungsgrad auch in diesem Bereich zu beweiesen, untersuchen und verbessern wir laufend unsere telefonische Erreichbarkeit.Außerhalb unserer Geschäftszeiten steht Ihnen unser Online-Kundenportal rund um die Uhr zur Verfügung. Hier können Sie unter anderem Ihre Kontoauszüge einsehen, Ankaufsvoranfragen tätigen, Honorarrechnungen online an uns senden und Ratenzahlungsbeispiele berechnen.
Was bietet die Health AG zusätzlich?
Wir beraten Sie auch in weiterführenden betriebswirtschaftlichen Fragen und unterstützen Sie mit Zusatzleistungen, wie Strategiemeetings, Erstattungsservice, Geodaten-Analysen, Praxis-Benchmarks, telefonische Rechts- und Steuerberatung oder Investionsfinanzierung.
Und wenn Sie Unterstützung in Bereichen suchen, die unsere Kernleistungen nicht abdecken, vermitteln wir Ihnen aus unserem Kompetenz-Netzwerk die richtigen und kompetenten Ansprechpartner. Wir kennen die Profis für Medizinrecht, Steuerberatung, Praxismarketing, Praxis-Umsatz-Analysen, Versicherungsberatung, Praxisfinanzierung, Erstattungsservice, GOÄ und GOZ.
Abrechnung und Auszahlung
Wie unterstützt mich die Health AG bei der Abrechnung?
Die gewissenhafte Arbeitsweise Ihrer Verwaltungskraft ist wichtiges Fundament unserer Zusammenarbeit, denn die Verantwortung für eine korrekte Abrechnung können wir Ihnen nicht abnehmen. Doch unsere Unterstützung bei den folgenden Prozessen ist Ihnen sicher. Bei Klärungsbedarf mit Krankenkassen und Beihilfestellen unternimmt unser spezialisiertes Team fachlich-fundierte Stellungnahmen für Sie und Ihre Patienten. Sollten Sie Abrechnungsunterstützung vor Ort wünschen, empfehlen wir Ihnen unsere kompetenten Partner.
Muss man jede Honorarrechnung abrechnen?
Prinzipiell nicht - es besteht keine Vertragspflicht, alle Rechnungen durch uns fakturieren zu lassen. Allerdings raten wir Ihnen dazu, denn es hätte sowohl für Sie als auch für uns wenig betriebswirtschaftlichen Nutzen, hier zu selektieren. Bei Vertragsabschluss kalkulieren wir Ihre Factoring-Gebühr unter anderem aus Ihrem Abrechnungsvolumen. Wenn Sie das geplante, gemeinsam zu Grunde gelegte, Factoring-Volumen weit unterschreiten, geht unsere Preiskalkulation nicht auf und wir müssten den Vertrag kündigen.
Kann man die vereinbarte Auszahlungszeit nachträglich verändern?
Ja. Zu Beginn wählen Sie, ob Sie Ihr Honorar sofort, nach 15, 30 oder 60 Tagen ausgezahlt haben möchten. Wir sind flexibel – Sie können sich jederzeit umentscheiden. Empfehlenswert ist nicht nur die Sofortauszahlung, sondern auch die Auszahlung nach 30 Tagen, denn so können Sie Ihre Liquidität planen, und Sie sparen im Vergleich zur Sofortauszahlung nicht unerheblich bei der Factoring-Gebühr. Wichtig beim Modul Liquiditätssicherung ist, dass Sie zuverlässig wissen, wann Sie mit Ihrem Geld rechnen können.
Ist die Risikoübernahme bei Honorarausfällen 100 %ig?
Unser Modul Risikoschutz bietet einen 100 %igen Ausfallschutz. Das heißt, wenn ein Patient sehr spät oder gar nicht zahlt, zahlen wir Ihre Rechnung. Hierzu können Sie den Patienten bereits vor der Behandlung mittels einer sogenannten Ankaufsvoranfrage bei uns melden. Nutzen Sie dazu einfach unser Online-Portal. Wir geben nach 3 Sekunden Auskunft, ob wir Rechnungen eines Patienten ankaufen oder nicht, Ablehnungen sind jedoch eher die Ausnahme. Eine Ankaufsgarantie gilt jeweils für 105 Tage, dann muss erneut angefragt werden.
Wie schnell bekomme ich Ankaufszusagen bei größeren Rechnungsbeträgen?
Hier kann es etwas länger als drei Sekunden dauern, da wir die Bonität des Patienten genau prüfen möchten. Werktags informieren wir Sie innerhalb von vier Stunden. Sollten Sie so eine Anfrage beispielsweise am Samstag Abend an uns senden, müssten Sie sich deshalb mit unserer Antwort noch bis zum Montag gedulden.
Was passiert, wenn ich einen Patienten nicht anfrage, Ihnen die Rechnung dennoch – nach Abschluss der Behandlung – schicke?
Wir prüfen die Bonität des Patienten wie bei der üblichen Ankaufsvoranfrage, jetzt nur im Nachhinein. Auf dieser Basis geben wir Ihnen Auskunft, ob wir die Rechnung inklusive Risikoschutz ankaufen oder ohne Risikoübernahme. Sollte der Patient innerhalb 105 Tagen trotz Zahlungserinnerungen nicht bezahlt haben, belasten wir Ihnen den Rechnungsbetrag zurück. Deshalb ist es in jedem Fall besser, bereits vor der Behandlung die Ankaufsanfrage durchzuführen.
Patientendaten und Datenschutz
Wie prüft die Health AG die Bonität von Patienten?
Informationen zur Bonität holen wir nur und erst dann ein, wenn der Patient sich hiermit ausdrücklich schriftlich einverstanden erklärt hat. Dies geschieht in der Praxis bzw. Klinik durch Verwendung von vorformulierten, juristisch geprüften Einwilligungserklärungen. Die Auskünfte beziehen wir von in der Einwilligungserklärung genannten Wirtschaftsauskunfteien. Eine Schufa-Auskunft oder auch Meldung an die Schufa nehmen wir nicht vor.
Was passiert mit den Patientendaten?
Patientendaten werden absolut vertraulich und streng nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen behandelt. Auf die Datensicherheit legen wir besonderen Wert. Unser Datenschutzbeauftragter schult regelmäßig alle Mitarbeiter und sorgt für die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben.
Beim Datenaustausch im Online-Verfahren arbeiten wir mit den aktuell höchsten Sicherheitsstandards, das heißt der jeweils aktuellsten Verschlüsselungstechnik.
Patienten-Ratenzahlung
Wer finanziert die Patienten-Ratenzahlung?
Die Ratenzahlungen werden von der Health AG selbst, das heißt aus Konzernmitteln, finanziert. Eine Bank wird dazu nicht eingeschaltet.
Wie ist der Ablauf bei der Patienten-Ratenzahlung?
Über die Möglichkeit der Patienten-Ratenzahlung sollten Sie Ihre Patienten idealerweise frühzeitig aufklären, damit der Patient seine Entscheidung für eine hochwertige Behandlung auf solider Informationsbasis treffen kann. Sie erhalten unsere Patienten-Ratenzahlungs-Flyer für Ihre Praxis/Klinik. Sie geben Ihren Patienten diesen Flyer, alles Weitere übernehmen wir. Er kann sich schriftlich, per Fax oder telefonisch bei unseren Ratenzahlungs-Spezialisten informieren und seine individuelle Ratenzahlung vereinbaren. Dabei wird er unter anderem durch ein elektronisches Programm mit Beispielrechnungen unterstützt. Das Verfahren geht schnell und ist völlig unbürokratisch.
Was kostet Patienten-Ratenzahlung?
Patienten können ihre Rechnungen mit Laufzeiten bis zu 6 Monaten zins- und gebührenfrei bei uns begleichen. Als Zusatzleistung bei uns buchbar ist auch die Patienten-Ratenzahlung mit einer zinsfreien Phase bis zu 12 Monaten.
Für längere Laufzeiten berechnen wir einen marktüblichen Zinssatz von 9,90 % p. a. zzgl. einer einmaligen Bearbeitungsgebühr in Höhe von 1,50 % auf den offenen Rechnungsbetrag. Für kieferorthopädische Praxen und deren Patienten gibt es spezielle Programme, über die wir im Einzelgespräch gern näher informieren.Was ist der HealthProtector?
Mit der Ratenzahlung bieten wir Patienten die Versicherungslösung „HealthProtector“ an. Der Versicherer übernimmt grundsätzlich die Bezahlung der Raten, falls ein Patient diese - z.B. krankheitsbedingt oder in Folge von Arbeitslosigkeit - nicht aufbringen kann.
Kann ich die Patienten-Ratenzahlung auch ohne die anderen Factoring-Module nutzen?
Nein, die Patienten-Ratenzahlung ist nicht isoliert nutzbar. Sie ist daran gekoppelt, dass die Praxis bzw. Klinik uns ihre Forderung im Wege des Factoring abtritt.
Gebühren und Preise
Wie setzt sich die Gebühr für Modulares Factoring zusammen?
Ihre individuelle Factoring-Gebühr errechnen wir aus den von Ihnen gewünschten Leistungsmodulen. Wichtige Preisfaktoren sind unter anderem das Abrechnungsvolumen und der gewünschte Auszahlungszeitpunkt des Honorars. Die Gebühr der drei einzelnen Module liegt jeweils zwischen 1,0 und 1,5 Prozent. Das Spezielle beim Modul Liquiditätssicherung ist, dass die hierauf entfallende Gebühr mehrwertsteuerfrei ist und damit besonders niedrig ist.
